PPO
Patty Professional Organizing 
Menu
blogafbeelding

Aan de slag met je overvolle mailbox.

De vraag was of het ook mogelijk was om  ooit te komen tot een lege mailbox.
Het getal onderin 1432 bleef maar achtervolgen, soms lukte het om een paar mails te verwijderen, maar het getal bleef hoog en zorgde voortdurend voor onrust en stress bij de client.

Stel je voor je loopt 'smorgens naar je brievenbus en er ligt opeens een stapel van post op je deurmat, zo hoog dat je geen idee hebt wat je ermee aan moet. En weggooien is geen optie, er kan iets belangrijks tussen zitten. Nu geen tijd, schuif het maar even opzij tot je meer tijd en rust hebt om dit uit te zoeken.
Elke morgen als je besluit om de deur uit te gaan kijkt die stapel je weer aan en hij lijkt ook nog te groeien elke dag. Dit is hoe je mailbox er fictief uitziet. 
Geeft dit jou ook onnodig stress? Wat kun je hier aan doen?

Het begint bij een besluit nemen, het besluit dat je dit niet langer wilt! En dus als prioriteit op je to-do lijst zet: Mailbox opschonen
Opschonen kost zonder meer even tijd, maar met de juiste keuzes maken en een beetje lef om afscheid te nemen van alle onbelangrijke mails, is het redelijk snel op te lossen.
Hoe ga je te werk;

Stap 1
Plan de komende dagen tijd in je agenda om hier mee aan de slag te gaan. Maak een nieuwe map aan, noem deze Opschonen en sleep alle mail vanuit je inbox in deze map. Je inbox is nu leeg. En de map Opschonen ga je stapje voor stapje opruimen. 
Stap 2
Maak een overzicht voor jezelf wat belangrijk is en wat minder belangrijk is. Maak mappen aan die je kunnen helpen de mails te ordenen. Mappen per afzender of per onderwerp, dat wat voor jou logisch is en prettig werkt. Mappen zoals "Actie" of "2019" kunnen ook handig zijn. 
Stap 3
Handel vanaf nu elke  nieuwe mail meteen af, beslis ook of bewaren nodig is. Om je mailbox zo leeg mogelijk te houden is het van belang om vanaf nu ook anders om te gaan met inkomende mail. Dus meteen actie ondernemen en beslissen. Het is verstandig om hier met enige regelmaat tijd voor te nemen. Plan het in je agenda!
Stap 4
Nu de map Opschonen, dit ga je doen. Zoek op afzender, dit geeft je meteen een lijst van alle mails van één afzender bij elkaar, en maakt het makkelijker om keuzes te maken wat je met deze mails wilt doen. Bijvoorbeeld een nieuwsbrief waar je je ooit voor hebt aangemeld en waar je regelmatig mails van ontvangt maar die je niet meer wilt leest. Of een persoon met wie je tijdelijk intensief mail contact hebt gehad maar waar alles nu mee afgehandeld is, vraag jezelf bij elke afzender af waarom het nodig zou kunnen zijn deze informatie te bewaren. En ga je dit ooit nog teruglezen? Vink vervolgens alle mails aan die weg kunnen en klik op delete. Mails die bewaard dienen te worden archiveer die in de juiste map. Zo ga je stap voor stap door je map Opschonen heen. Tot deze weer leeg is, dan verwijder je de map. Het is niet verstandig om steeds weer nieuwe mails naar deze map te verplaatsen.
Stap 5
Durf om hulp te vragen als je er niet uit komt, of als je er echt stress van ondervindt. Met een opgeruimde mailbox krijg je weer meer rust en dus voel je je beter. 

Na een aantal sessies, nieuwe mappen structuur, een aangeleerde nieuwe manier van omgaan met mailverkeer kwam de lege mailbox in zicht. De blijdschap groeide met het verminderen van het aantal mails in de map Opschonen en de tips om het bij te blijven houden. Vooral het besluit om direct een keus te maken of iets moest worden bewaard of niet, zorgde voor zoveel meer rust.


Vragen of hulp nodig? 
patty@pporganizing.nl

Reactie

Stuur in

    eBlog login

    Uitleg